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  • 浙江某某物流有限公司管理提升微咨询项目案例

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    对于咨询顾问而言,从提供方案到创造价值并非理所当然,中间至少还有一个关键环节,那就是项目实施。一个不能实施的方案对于客户来说,好比花高价买了一堆书。本次微咨询项目面对的客户是一个物流公司,由于行业和地理位置的特殊性,公司内部管理不规范,公司员工对管理的认识普遍不足,这对我们管理提升项目落地实施具有较大的挑战,因此我们根据公司的实际情况将项目由繁化简,并细心辅导,逐渐打破员工的心理防线,提升项目的针对性和可落地性。

    一、项目背景

    浙江某某物流有限公司始创于2003年,公司前身某某托运部。从事着简单公路整车零担运输,仓储,配送等业务。短短几年,某某物流凭借现代化的营运模式,从2005年起,公司业务突飞猛进,人员和运输车辆不断的增加,并通过交通,工商,税务等部门核准,注册签发了《道路许可证》,《企业经营许可证》,《税务登记证》,《组织机构代码证》等相关证件。组成了公路整车零担运输,大型物件运输,仓储,理货,配送,多式联运为一体的物流机构。同时具备各式箱式货车,半封闭车,平板车,挂车,小型运输车辆和专业的装卸设备。

    目前公司在每辆运输车辆安装了GPS全球定位系统,实现车辆在途全程追踪,实时监控,并通过严格控发时间,确保客户的货物准时准点到达。随着业务的发展,公司在全国设立了20多个规范服务站点,开通了龙泉至广州,深圳,东莞,无锡,苏州,常州,温州,瑞安等直达专线和中转全国各地的营运路线。

    二、管理诊断

    过去数年,浙江某某物流有限公司依赖“总经理个人能力和人脉关系”、“网点选址准确”、“员工工作勤奋”等系列成功因素,实现了企业的快速发展。但与此同时,随着企业不断的快速发展壮大,原有较为随意的管理模式无法满足当前及今后快速发展的管理需求,并产生了一系列管理问题,具体如下:

    1、组织制度SOP存在的问题。在对公司做全面调研的过程中,我们发现公司还没有完整的制度来规范公司管理和员工行为。主要体现在以下几个方面:

    (1)组织架构混乱,职能和部门设置不当,部门职责不清晰等,导致出现问题时部门与部门之间,员工与员工之间踢皮球现象严重。

    (2)物流业务流程不规范,责任不清。公司的业务流程没有进行规范化,导致员工都是根据个人经验进行操作,在货物搬运的过程中很容易出现货物缺失和损坏,而出现较大的理赔事故,同时很多部门员工的工作重复操作,尤其是大大增加了财务部人员和业务部人员的工作量,并导致网点与网点之间的单据和货物的交接随意性。

    (3)没有规范化的公司层面、部门层面的制度约束,管理随意和员工职业化程度不高。公司虽然陆续出了几份规章制度,但是员工并不认可,高管也没有强制执行,导致制度成了摆设,没有起到规范员工行为的作用。对于公司来说,物流行业的货物装卸和运输工作非常具有危险性,南丰物流公司员工在装卸和运输货物过程中时操作不规范,而管理人员的监督力度又不足,导致安全事故时有发生,大大增加了公司的成本。

    2、对员工的激励和关怀不足。与公司高管和网点负责人的沟通过程中,我们发现员工工作强度较大,但对于自我的规划和发展都没有涉及,在针对公司的激励和关怀等问题时都相对陌生,其主要体现在一下几个方面:

    (1)薪酬机制缺乏激励性,没有体现员工价值。在薪酬体系中,对于公司目前的定薪和调薪方式很随意,每年不管员工表现好坏都给予一定的工资调整,尤其是网点负责人,不管地区和业绩的好坏,统一定薪,导致网点负责人内心不公平感,同时对于新进员工和老员工的工资的不平衡,很多老员工出现抵触心理,工作积极性降低。

    (2)目标绩效管理缺失。公司没有实行绩效管理,员工工作的好坏无法得到相应的奖励与处罚,导致员工工作没有激励性,与此同时公司只靠总经理或零星几个高管来对业务进行拓展,网点经理人不负责业务提升等,导致业务增长速度局限。

    (3)员工福利和关怀体系缺失。物流行业的特殊性,员工工作时间长,工作强度好,危险性大,很多员工尤其是网点人员、装卸工等基本上全年无休,而公司对于员工的关怀相对欠缺,公司福利和文化活动基本没有,总经理较少去网点进行慰问等,导致网点与总部之间的信息沟通不顺畅。

    三 解决思路

    杭州步步为赢项目组在全面管理诊断中根据提炼的相关问题,主要通过以下步骤展开:

    1、积极沟通,打破僵局。

    由于公司员工受学历、专业性等限制,在项目进驻公司时,员工对项目认知度的缺失,有些甚至出现了理解上的巨大偏差,因此在项目进行过程中,通过项目小组的成立和培训,在每个方案整理出来时与公司核心人员进行沟通,打破员工的防备心理,让员工认识到本项目对公司和自己的重要性。

    2、抓住员工渴望参与的心理,每个环节都邀请员工积极加入,确保项目实施。

    在与员工沟通的过程中,时代光华项目组成员发现员工渴望参与公司管理经营,渴望成为公司的一份子。项目组成员在收集到这样的信息后,并考虑到后期制度执行者在与这些员工,为了满足员工期望和确保项目的可落地,在与总经理进行协商后,项目组成员改变以往做项目的方式,主动邀请每个核心员工参与项目的每个环节,如公司制度的制定环节,项目组成员先制定初稿后,根据时间安排与公司核心人员进行沟通、协商,吸收员工的建议,在次基础上制定符合员工和公司的制度,以得到员工对制度的认可,确保制度的可执行。

    3、优化组织架构,完善部门职责和岗位职责。

    针对某某物流有限公司的组织架构混乱,职能和部门设置不当,部门职责不清晰等,杭州时代光华项目组结合公司战略发展规划要求和公司的实际情况,设置相应的组织架构体系,并明确了各部门职责和各岗位相关职责,详细制定了南丰物流有限公司的《组织架构图》、《部门职责》和《岗位说明书》,明确了管理层级,清楚描述了员工的岗位职责。

    4、优化和视觉化了某某物流有限公司的业务流程。

    根据某某物流业务流程不规范,责任不清,货物破损和缺失不能责任到人的问题,通过与管理人员进行沟通,明确了整个核心业务流程,并确定了各个环节的重要责任人和责任事项,形成了《核心业务流程图》、《客户服务流程图》、《客户开发流程图》。规范了员工业务操作流程,杜绝公司人员和货物的损失。

    5、制定了公司层面整套管理制度,提升员工职业化水平。

    针对公司没有规范化制度约束,杭州时代光华项目组抓住某某物流公司目前阶段迫切需要的制度,为其量身打造符合实际可落地的制度规范文件,并分网点对员工进行制度规范化的培训,主要包括《安全生产管理制度》、《员工培训和职业发展规划管理条例》、《内部导师制度》、《新员工入职指引》、《薪酬制度》、《员工福利制度》、《积分制管理制度》、《绩效管理制度》等一系列制度。

    6、打造相应的薪酬、绩效和员工福利体系,提升员工工作积极性。

    在公司薪酬体系缺乏,绩效管理和员工关怀体系缺失的前提下,时代光华项目组抓住公司核心问题,在对公司进行人力成本核算和测算的基础上,制定一套合理可控的薪资福利和绩效体系,突破性的实行了双通道的晋升机制,让员工可以根据自己的能力和专业型特点在不同的职级通道上进行晋升和薪资提升,而员工薪资提升和晋升的依据则源于员工的绩效考核的评价结果,这样保证了员工激励体系的公平性和可靠性,提升员工的工作积极性。

    同时为了提升员工对公司的满意度,感受到公司对员工的重视度和关注度,公司量身定做了一套福利制度,有助于缓解员工的工作压力,并在生活和工作中的到平衡,在高强度的工作中得到精神和物质的补偿。

    7、积分制度的创新应用,保障制度的有效落实和提升员工工作的趣味化。

    为避免制度只是过程中的困难和员工抵触的情绪,步步为赢项目组制定了趣味化的积分制度,保证在制度执行过程中的趣味性和顺畅性。

    四、咨询成效

    本次浙江某某物流有限公司管理提升咨询项目,从公司战略出发和实际情况出发,针对性的制定了相应的组织架构、岗位说明书、公司制度、薪酬福利与绩效管理体系,使某某物流整体管理水平和员工职业化水平得到了完美的蜕变,为今后的快速公司发展做好了充分的准备,同时得到了大部分员工对项目和公司的支持,保证了项目实施落地的可能性和有效性,相信浙江某某物流有限公司在规范化的内部管理下一定能够在未来有更加长足的发展。